Nonostante il nome di questo sito web sia HEA Project non sono una fan della figura professionale del Project Manager o meglio, non di quelli che coprono questo importante ruolo senza averne le dovute capacità specifiche.
Il quantitativo assurdo di MEME e video ironici sull’argomento sono un chiaro sintomo che parecchi di quelli che svolgono questo ruolo non sanno farlo e rendono così il lavoro frustrante per i propri collaboratori e diventando meri scalda-sedie per i propri datori di lavoro.
Senza conoscere il progetto non è possibile gestirlo
Per gestire il lavoro degli altri bisogna avere esperienza diretta di cosa comporta quel determinato lavoro in fatto di tempo, difficoltà e risorse impiegate. Oltre a questo bisogna spesso saper gestire le richieste del cliente cercando di fare da mediatore. Essenzialmente devi avere un esperienza, seppur minima, del lavoro degli altri che devi gestire e forti capacità relazionali. Nel caso di un progetto web devi aver fatto materialmente dei siti web oppure aver partecipato attivamente alla progettazione, senza questa conoscenza non puoi capire se una richiesta del cliente è senza senso oppure no e se è quindi fattibile, quanto lavoro richiede, di quante persone e di che informazioni hai bisogno dal cliente. Non hai le basi necessarie per poter gestire il progetto, valutare i collaboratori e le tempistiche. Non puoi garantire la qualità di quello che viene realizzato.
Bisogna essere fiscali
Ci deve essere una certa rigidità nell’organizzazione del lavoro degli altri e la gestione del cliente. Se il cliente fa richieste non previste e quindi non preventivate non bisogna dargli sempre ragione. Bisogna essere fiscali e valutare bene quanto le richieste influiscano sul carico di lavoro e quindi sulle tempistiche o, più semplicemente, se sono fattibili nella fase in cui sono state richieste.
Nei progetti web ed informatici in genere c’è la concezione, totalmente errata, che fare una modifica sia facile perchè “ci vuole poco”. Una modifica, anche all’apparenza molto semplice, in fase avanzata del progetto, è invece spesso molto complessa per via dell’effetto a cascata che ogni modifica può comportare. Se steste costruendo la vostra casa chiedereste mai al vostro impresario edile di cambiare le fondamenta quando la casa è per metà già costruita? Ovviamente no, questa modifica sarebbe follemente costosa e potrebbe causare problemi futuri che scoprireste solo molti anni dopo (crepe, cedimenti e altro). La stessa logica va’ applicata anche ai progetti web: Una modifica, se pur piccola, può causare problemi futuri di logica, calcoli errati, malfunzionamenti e bug “misteriosi”. Capite bene che in una situazione di questo tipo il Project Manager deve essere consapevole di questo problema, deve gestire il progetto fin da subito in base alle specifiche del cliente e deve impedire/limitare variazioni non concordate. Nuove richieste devono essere valutate insieme ai collaboratori e colleghi che materialmente eseguono il lavoro. Il cliente deve essere informato dei costi e delle nuove tempistiche in maniera puntuale e fiscale.
Gestire il tempo in maniera efficiente
Deadline e tempistiche dovrebbero essere gestite in maniera sensata. Se, per un progetto, sono necessari 2 mesi di una persona dedicata non è detto che aggiungerne un altra al progetto porti ad un dimezzamento dei tempi. Aumentare il personale dedicato ad un progetto ne aumenta esponenzialmente la complessità e porta certamente ad un allungamento dei tempi. Nell’esempio citato e probabile che i tempi vengano moltiplicati per il numero di persone coinvolte: due persone porterebbero molto probabilmente le tempistiche a 4 mesi.
Come NON gestire più progetti contemporaneamente
Un altro problema quando si parla di gestione tempi e personale sono i progetti concomitanti; soprattutto quando si tratta di progetti Web e IT. Un programmatore in genere ha bisogno di estrema concentrazione e dedicarsi a più progetti concomitanti, call e riunioni di aggiornamento e appuntamenti dal cliente rendono questo lavoro quasi impossibile. Come nel paragrafo precedente assegnare più progetti e task diversi alla stessa persona aumenta la complessità e allunga i tempi di ogni progetto assegnato. Aumenta anche il numero di errori ed incomprensioni e abbassa la qualità di ogni progetto.
Le fasi di lavoro non possono essere sovrapposte
La frase di progettazione e di sviluppo non possono essere sovrapposte a meno di dividere il progetto in piccole parti “a se stanti”. Se state lavorando ad un qualunque progetto IT e partite dalla UX e UI non potete procedere allo sviluppo del progetto vero e proprio per velocizzare i tempi dopo solo qualche schermata “terminata” (che poi sicuramente vengono variate successivamente per cambi di idea o altro…noi grafici abbiamo questo enorme difetto). Il rischio è di fare/disfare aumentando tempi e costi. Deve essere tutto definito prima di procedere
Suddividere il progetto più grande in sezioni più piccole può essere una soluzione. Si progetta un percorso logico “breve” e si realizza. Ad esempio si progetta la schermata di login e registrazione, la si fa approvare al cliente e si passa a realizzarla. Seguite questo mantra: Nessuna modifica a queste schermate può essere fatta in una fase successiva. Se avviene vuol dire che avete sbagliato in toto la gestione del progetto. Imparate dai vostri errori.
Il cercare di rendersi “utili”
A mio avviso molti Project Manager non proprio capaci si rendono conto di essere, per buona parte del loro tempo, poco utili: alle riunioni si limitano ai saluti iniziali e finali perchè hanno difficoltà a capire l’argomento della riunione, le tempistiche inizialmente previste sono saltate più volte e subiscono così la tensione del proprio cliente e datore di lavoro.
In questo contesto per cercare di dimostrarsi “utili” si mettono a cercare cosa, secondo loro, “non va” nei progetti in via di conclusione o addirittura finiti e conclusi. Aggiungendo Task inutili ai collaboratori, aumentando il carico di lavoro e conseguentemente i costi per l’azienda. Prima di commettere questo errore chiedetevi queste domande:
- Questa “miglioria” è una richiesta del cliente?
- Questa “miglioria” è stata preventivata in costi e tempistiche? e verrà fatturata??
- Questa “miglioria” non influisce nello svolgimento di altri progetti in corso?
Se la risposta è SI a tutte allora procedete in caso contrario astenetevi.
