Perchè preferisco le email
Le email sono il mezzo lavorativo migliore in quanto ad efficienza.
Il 90% delle telefonate che una persona riceve in ambiente di lavoro possono essere sostituite da un email ben scritta. Il tempo massimo richiesto per scrivere un email ragionata è di 15 minuti, call e riunioni possono richiedere anche 3 ore e coinvolgere anche persone che di fatto non hanno nulla da dire (se non i saluti all’inizio e alla fine della riunione).
Le telefonate e le call risultano quindi un inutile perdita di tempo e il tempo, ammettiamolo, è la cosa più importante che abbiamo; sprecarlo non è mai una buona idea.
Ti permettono di avere la certezza delle informazioni e ti tutelano in caso di controversie.
A parità di informazioni fornite tramite email o tramite una telefonata il vantaggio dell’email, al contrario della telefonata, è che può essere riletta più volte. Le informazioni sono quindi chiare e subito visibili a colpo d’occhio. Se ti vengono date informazioni errate o poche precise e la tua qualità del lavoro ne risente puoi sempre tirare fuori l’email come prova a tua discolpa. Nel caso delle telefonate è sempre la tua parola contro quella del tuo interlocutore e ci possono anche essere fraintendimenti (non che le email elimino totalmente i fraintendimenti.. ma almeno possono servire per capire eventualmente i propri errori di comprensione ed appianare eventuali divergenze).
Ti salvano dall’impulsività.
Quante volte vi è capitato di avere una brutta giornata o avere a che ridire con un collega o un cliente? L’email inizialmente incazzosa viene filtrata ed aggiustata ad ogni rilettura e permette nel frattempo di avere 10 minuti a disposizione per calmarsi. Può anche essere utile, in caso di incomprensioni, andare a leggere i vecchi scambi di email per stabilire chi effettivamente aveva ragione e non rischiare di finire dalla parte del torto. Il mio motto è “Verifica prima di sbottare”. Prendersi 10 minuti per verificare ti salva in molti casi dal fare la figura del cretino.
I lati negativi delle email (forse)
Vi è mai capitato di ricevere una telefonata o un messaggio per dirvi di leggere l’email che vi è stata appena mandata? A me capita fin troppo spesso. Il motivo nasce dalla paura che l’email non sia stata ricevuta o di venire ignorati. Certo, questo è un rischio, ma la maggior parte delle volte che viene pronunciata la frase “scusami, non ho ricevuto l’email” è una balla bella e buona. Se la vostra email non contiene strani allegati, diversi link a vari siti (si, contano anche i link al sito web e ai social network) e il vostro dominio non è in una black list è altamente improbabile che la vostra email non sia stata ricevuta.
Un eccezione: L’urgenza.
Certo se avete fretta di avere una risposta la telefonata è una buona idea ma valutate bene cosa è veramente urgente. Se non è una questione di vita o di morte oppure non si rischiano di perdere molti soldi in poco tempo fidatevi: non è mai urgente.
